Auch wenn eine Anlageninventur auf den ersten Blick mühsam erscheint, ist ihre Bedeutung für Unternehmen erwiesen. Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Inventur effizient durchgeführt wird und genaue Ergebnisse liefert. In diesem Beitrag werden wir die Bedeutung der Vorbereitung einer Anlageninventur näher betrachten und einige bewährte Methoden für eine erfolgreiche Durchführung vorstellen.
Warum ist die Vorbereitung wichtig?
Genauigkeit der Bestandsaufnahme: Eine gründliche Vorbereitung ermöglicht es, potenzielle Fehlerquellen zu identifizieren und zu minimieren. Dadurch werden genauere Ergebnisse erzielt, die die Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen bilden.
Zeit- und Kostenersparnis: Gut vorbereitete Inventurteams können ihre Arbeit effizienter erledigen, was zu einer Reduzierung von Arbeitsstunden und damit verbundenen Kosten führt.
Compliance und Rechtssicherheit: In vielen Branchen sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, regelmäßige Inventuren durchzuführen. Eine ordnungsgemäß vorbereitete Inventur stellt sicher, dass diese rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Wie kann man sich vorbereiten?
Dokumentation und Organisation: Beginnen Sie mit der Bereinigung Ihrer zu inventarisierenden Anlagen. Gerade bei mehreren verantwortlichen Inventurleitern erleichtert eine klare Dokumentation die Identifizierung, Zuordnung, Überprüfung und Bezeichnung der Vermögenswerte. So kann es hilfreich sein einen entsprechenden Asset-Katalog zu erstellen. In diesem wird klar definiert, wie bestimmte Inventare im System benannt werden sollen, z.B. „Notebook Lenovo ThinkPad 19 Zoll schwarz“. Je eindeutiger die Vorgaben umso weniger Missverständnisse gibt es im Nachhinein.
Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die an der Inventur teilnehmen, über das erforderliche Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Gerne bieten wir Ihnen hierfür Schulungen zur korrekten Durchführung der Inventur an damit Sie die Effizienz steigern und Fehler minimieren können.
Alternativ erstellen wir Ihnen auch gerne ein Angebot über den Einsatz unserer erfahrenen Inventurteams bei Ihnen vor Ort. Hier Angebot unverbindlich anfragen.
Technologische Unterstützung nutzen: Moderne Technologien wie Barcode-Scanner und Inventarsoftware erleichtern den Inventurprozess erheblich. Sie ermöglichen eine schnellere Datenerfassung und bieten Funktionen zur Überprüfung und Verwaltung Ihrer Inventurdaten.
Dank unserer Inventarsoftware INVENTIRE ersparen Sie sich das mühselige und zeitfressende Erstellen detaillierten Excel-Listen aller zu inventarisierenden Anlagen. Unsere Software kann sowohl cloudbasiert als auch als On-Premise-Lösung konfiguriert werden. Ihr vorhandenes Inventar wird via Schnittstelle direkt importiert und neue Anlagen können kinderleicht hinzugefügt und bearbeitet werden. Zusätzlich lassen sich alle Daten nach Kategorien wie Standort, Wert und Nutzungszweck sortieren. Denn bei jeder Inventur gilt: eine klare Zuordnung erleichtert die Identifizierung und Überprüfung Ihrer Vermögenswerte.
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Überprüfung der Arbeitsumgebung: Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsumgebung für die Durchführung der Inventur geeignet ist. Hier einige Beispiele: die Bereitstellung eines separaten Raumes zur Arbeitsvorbereitung, ein Geräterollwagen für Label- und RFID-Drucker, ausreichend Label und Etiketten, Zugangsberechtigungen für bestimmte Bereiche Ihres Unternehmens.
Planung für unvorhergesehene Ereignisse: Trotz sorgfältiger Vorbereitung können während der Inventur unerwartete Probleme auftreten. Planen Sie daher im Voraus zum Beispiel ausreichend Puffer im Zeitmanagement oder das Vorhalten von Ersatz-Hardware ein.
Fazit
Eine gründliche Vorbereitung trägt nicht nur zur Genauigkeit und Effizienz der Inventur bei, sondern stellt auch sicher, dass rechtliche Anforderungen erfüllt werden und das Unternehmen über zuverlässige Daten für seine Geschäftsentscheidungen verfügt. Wenn Sie die oben genannten Hinweise befolgen, können Sie sicherstellen, dass die Anlageninventur (relativ) reibungslos verläuft und einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet.
Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer Anlageninventur mit unserer Software INVENTIRE und unseren erfahrenen Mitarbeitern im Bereich der Anlageninventur-Durchführung bei Ihnen vor Ort – und das weltweit.